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Ayuda Habilitación de Seguiridad de Empresa (HSEM)

¿En qué situaciones se puede necesitar una HSEM?

Una HSEM se solicitará siempre que la entidad pueda estar en condiciones de acceder a información clasificada por motivo de un contrato clasificado en grado «CONFIDENCIAL o equivalente» o superior o sus empleados tengan una posibilidad razonable de acceder a ella.

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¿Cómo se solicita una HSEM?

La solicitud de una HSEM es responsabilidad de la persona propuesta como Jefe del Servicio de Protección de Información Clasificada de la entidad.

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¿Quién puede ser el JSSP?

El Jefe del Servicio de Protección de una entidad es la persona responsable de que la información clasificada se maneje según la normativa en vigor y la persona de contacto con la ONS en todo lo relativo al mantenimiento de la HSEM en vigor.

Debe tener nacionalidad española y una HPS en vigor, al menos del mismo grado que el grado de la HSEM de la entidad a la que pertenece y, debe mantener una relación contractual estable con esa entidad. Además debe tener la capacidad suficiente dentro de la empresa para llevar a cabo sus funciones de protección de la información clasificada.

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¿Me pueden solicitar una HSEM para acceder a información clasificada de grado RESTRICTED (DIFUSIÓN LIMITADA)?

No. Existen cuatro grados de información clasificada organizados según el daño que su difusión puede causar; DIFUSIÓN LIMITADA, CONFIDENCIAL, RESERVADO Y SECRETO. Para acceder a información clasificada de DIFUSIÓN LIMITADA, se debe solicitar una autorización de acceso a Difusión Limitada.

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¿Cómo se solicita una autorización para el acceso a Difusión Limitada?

La solicitud de una autorización para el acceso a Difusión Limitada la debe realizar la persona propuesta como Responsable en la entidad, que deberá tramitar la solicitud según el procedimiento de la ONS.

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¿Si soy autónomo, puedo pedir una HPS?

Un autónomo es un empresario unipersonal, por lo que requerirá una Habilitación de Seguridad de Empresa y en este contexto también puede solicitar una HPS.

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¿Qué documentación hay que aportar para la tramitación de una HSEM?

Para obtener una Habilitación de Seguridad de Empresa es necesario justificar convenientemente estar en disposición de optar a la concesión de un contrato o programa en cuya ejecución se genere o sea necesario el acceso o manejo de Información Clasificada. Esta justificación podrá basarse en la carta de un órgano de contratación de la administración española o en un pliego de cláusulas de seguridad de un contrato de un organismo internacional como la OTAN, la UE, o la ESA.

Para iniciar la solicitud de esa Habilitación hay que remitir la documentación necesaria para iniciar la investigación, según las orientaciones para la solicitud de una HSEM. Las empresas de seguridad deberán aportar además documentación específica que podrán cargar en el apartado Documentación Adicional.

Además, previamente, en un plazo no superior a un mes, el JSSP deberá tramitar la solicitud de su HPS y la HPS de su suplente, así como la de las personas cuyas HPS son requisito obligatorio para la concesión de la HSEM.

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¿Cuánto tiempo se tarda en conceder una HSEM?

El tiempo de tramitación, que incluye las investigaciones que se deben realizar, suele durar unos 6 meses, aunque puede ser más dependiendo de las características de la entidad y de las personas que componen el Servicio de Protección y los órganos de administración de la entidad.

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¿Qué documentación hay que aportar para la tramitación de una autorización de acceso a información Difusión Limitada?

La normativa actual establece que, para manejar Información Clasificada (IC) de grado Difusión Limitada o equivalente en el ámbito industrial es necesario tener una autorización específica para su manejo, siendo necesario justificar estar en disposición de optar a un contrato de grado «DIFUSIÓN LIMITADA o equivalente»

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¿Cuánto tiempo se tarda en conceder una autorización de acceso a Difusión Limitada?

El tiempo de tramitación, que incluye las investigaciones que se deben realizar, suele durar unos 2 meses, aunque puede ser más dependiendo de las características de la entidad y del Responsable propuesto.

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¿Qué aspectos se van a investigar sobre la entidad para la concesión de una HSEM?

Una HSEM se concede a una entidad en función de aspectos de fiabilidad, lealtad y honradez de la entidad y de los individuos que puedan tomar decisiones en nombre de la empresa.

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¿Qué puedo hacer si me ha denegado o cancelado una HSEM?

La resolución de denegación o de cancelación que recibe la entidad menciona los hechos o apartados de la norma bajo los que se pueden incluir los aspectos de riesgo detectados en la investigación. La entidad presentar recurso de reposición ante la ANS, también se puede interponer un recurso contencioso administrativo en el plazo de dos meses desde la recepción de la resolución.

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¿Si se me ha denegado o cancelado una HSEM, puedo volver a solicitarla?

La cancelación de una HSEM puede ser por renuncia voluntaria, en ese caso, se puede volver a solicitar la HSEM en el momento exista una necesidad de la misma. En el caso de denegación o cancelación por incumplimiento, la entidad queda inhabilitada para solicitar una nueva HSEM durante tres años, una vez transcurrido este plazo, se podría volver a solicitar una HSEM.

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¿Qué trámites sobre la HSEM se pueden realizar en la Sede Electrónica?

En la Sede Electrónica el Jefe de Seguridad del Servicio de Protección puede realizar cualquier petición para la empresa relativa al manejo de información clasificada y comunicar la información de la entidad requerida según normativa, así como la solicitud de HPS para los empleados de la empresa de la que es responsable.

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¿Cuáles son las obligaciones del JSSP en relación con la HSEM?

Con respecto a la investigación, el JSSP debe aportar toda la información que se requiera de forma completa y honesta. La no aportación de información en el tiempo requerido puede resultar en la denegación o cancelación por incumplimiento de la HSEM.

Durante toda la vigencia de la HSEM hay que informar a la ONS sobre los cambios significativos que se produzcan en la entidad, como cambios de datos de contacto, cambios en el accionariado o consejo de administración, etc.

Estos cambios se comunicarán a través del Formulario de información de empresa incluyendo la Documentación Adicional necesaria.

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¿Cuáles son las obligaciones del JSSP en relación con la HPS de los empleados de su entidad?

El JSSP es el responsable de tramitar la solicitud de concesión y de renovación de HPS para el personal de su entidad que tenga necesidad de manejar información clasificada. También es el encargado de instruir y formar periódicamente a todos los empleados que tengan HPS.

También es responsable de comunicar las bajas de empleados que tengan HPS.

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¿Qué significa que en la Sede Electrónica ponga que mi procedimiento está “En trámite”?

Cuando se realiza un trámite dentro del procedimiento de Habilitación de Seguridad de Empresa, la documentación entregada se considera que está “En trámite”

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¿Qué significa que en la Sede Electrónica ponga que mi procedimiento “Documentación no correcta o incompleta”?

Cuando el estado del trámite indica que la documentación no es correcta o incompleta, se considera que el procedimiento queda anulado y se debe volver a realizar el trámite de envío de la documentación correspondiente.

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¿Qué significa que en la Sede Electrónica ponga que mi procedimiento “Solicitud desestimada”?

Este estado se corresponde a que el trámite realizado no debe dirigirse a la ONS o que no aplica para el caso específico de la entidad.

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¿Dónde puedo encontrar información más detallada?

Se pueden consultar las Normas de la ANS y diferentes guías de ayuda y apoyo, aquí.

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